Kali ini kita akan belajar menggunakan rumus excel untuk memisahkan kata/kalimat teks atau lebih tepatnya memisahkan nama depan, tengah dan belakang pada sebuah teks nama lengkap di Microsoft Excel.
Untuk memisahkan kata yang dipisahkan oleh spasi menjadi beberapa kolom sebenarnya relatif mudah. Excel sudah menyediakan sebuah menu khusus untuk melakukan hal ini, yakni dengan menggukan menu "Text to Columns" yang sudah dijelaskan pada halaman lain.
Fitur "Text to Columns" bisa juga kita manfaatkan untuk memisahkan nama depan, tengah dan belakang secara manual. Namun terkadang kita membutuhkan rumus-rumus excel khusus untuk memenuhi kebutuhan pemisahan nama yang tidak bisa kita lakukan dengan fitur "Text to Columns".
Sebelum membahas pemisahan nama dengan rumus excel akan saya bahas sedikit tentang penggunaan fitur "Text to Column" ini, baru setelahnya akan saya bahas tentang cara memisahkan nama depan, tengah dan belakang menggunakan rumus-rumus microsoft excel.
*File pelengkap rumus excel tentang memisahkan nama ini bisa anda download pada bagian akhir artikel ini.
A. Memisahkan Nama Dengan Fitur Text To Columns
Ikuti langkah-langkah berikut untuk menggunakan fitur Text to Column untuk memisahkan nama berdasarkan spasi.
- Tandai atau seleksi nama-nama yang akan dipisah-pisahkan
![Cara memisahkan teks menjadi beberapa kolom 1]( "Cara memisahkan teks menjadi beberapa kolom")
- Pilih menu TABData--Text to Columns
![Cara memisahkan teks menjadi beberapa kolom 2]( "Cara memisahkan teks menjadi beberapa kolom")
- Pada option box pilih Delimited kemudian klik Next
![Cara memisahkan teks menjadi beberapa kolom 3]( "Cara memisahkan teks menjadi beberapa kolom")
- Pada options delimiter pastikan Space tercentang kemudian klik Next
![Cara memisahkan teks menjadi beberapa kolom 4]( "Cara memisahkan teks menjadi beberapa kolom")
- Beikutnya muncul option data format untuk masing-masing kolom. Jika perlu tentukan format pada masing-masing kolom. Atau biarkan saja.
- Klik Finish. Selesai
![Cara memisahkan teks menjadi beberapa kolom 5]( "Cara memisahkan teks menjadi beberapa kolom")
Setelah melakukan langkah-langkah diatas, teks sudah terpisah sesuai spasi pada teks sebelumnya.
Hasil pemisahan teks diatas adalah sebagai berikut :
Jika anda mempraktekkanya tentu anda tahu bahwa dengan menggunakan fitur text to columns, teks awal yang dipisah tersebut menjadi berubah, yakni terpisah-pisah menjadi beberapa kolom. Dalam kasus tertentu, tentunya bukan yang seperti ini yang kita harapkan dalam pemisahan nama. Untuk itu simak cara pemishan nama depan, tengah dan nama belakang berikutnya.
BACA PELAN-PELAN CARA PEMISAHAN NAMA DENGAN RUMUS EXCEL DIBAWAH INI. JANGAN TERGESA-GESA AGAR TIDAK TERSESAT :)
B. Rumus Mengambil Nama Depan
Biasanya nama depan adalah nama sebelum spasi pertama. Untuk mengambil nama depan maka bisa kita lakukan dengan menggunakan fungsi LEFT dengan menggunakan fungsi FIND untuk mencari posisi spasi (" ") pertama dari kiri. Hasil pencarian posisi ini digunakan untuk mengisi jumlah karakter yang diambil dengan fungsi LEFT.
Rumus Excelnya adalah sebagai berikut:
=LEFT(Nama_Lengkap;FIND(" ";Nama_Lengkap;1)-1)Selain menggunakan fungsi FIND untuk mencari posisi spasi pertama, anda juga bisa menggunakan fungsi SEARCH. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh gambar berikut:
Kenapa jumlah karakter atau posisi spasi harus minus satu (-1)?
Rumus Excel FIND(" ";Nama_Lengkap;1) digunakan untuk mencari posisi spasi pertama, sehingga jika tidak kita kurangi satu maka nama depan yang dihasilkan akan mengandung spasi yang secara kasat mata tidak terlihat di akhir teks nama depan tersebut.
Cara lain agar spasi di akhir teks nama depan tidak ikut tertulis adalah dengan menggunakan fungsi TRIM, sehingga rumus excelnya menjadi:
=TRIM(LEFT(Nama_Lengkap;FIND(" ";Nama_Lengkap;1)))Contoh penggunaannya seperti gambar berikut:
Lebih tepat menggunakan FIND atau SEARCH? baca penjelasan kedua fungsi ini pada artikel berikut: "Beda Fungsi FIND dan SEARCH".
Loh... kog hasilnya ada yang mengandung pesan error #VALUE ?
Seperti yang terlihat dalam kedua contoh diatas untuk nama yang hanya terdiri dari satu kosa kata atau tidak mengandung spasi hasil pengambilan nama depan adalah sebuah pesan kesalahan/error (#VALUE). Hal ini disebabkan rumus yang kita jalankan tidak dapat menemukan spasi (" ") pada nama lengkap.
Untuk mengatasi ini gunakan fungsi IFERROR. sehingga rumus excelnya akan menjadi:
=IFERROR(LEFT(Nama_Lengkap;FIND(" "; Nama_Lengkap;1)-1); Nama_Lengkap)atau jika menggunakan fungsi TRIM:
=IFERROR(TRIM(LEFT(Nama_Lengkap;FIND(" "; Nama_Lengkap;1))); Nama_Lengkap)Setalah menggunakan rumus excel tersebut hasilnya akan seperti gambar di bawah ini:
Sebenarnya masih ada sedikit pertanyaan tentang nama depan ini. Bagaimana jika nama depan mengandung gelar? misal : Dr. Setya Budi Pranomo. Jika menggunakan rumus-rumus excel diatas tentunya hasil nama depan adalah "Dr." padahal yang kita harapkan nama depan adalah "Dr. Setya " atau "Setya" saja.
Untuk kasus nama dengan gelar akan kita bahas lain waktu. Sekarang kita lanjut dulu cara mendapatkan nama belakang.
C. Rumus Mengambil Nama Belakang
Cara mengambil nama tengah ini sedikit rumit jadi harap sabar membaca step by stepnya.
Sebelum menetapkan rumus excel mana yang harus digunakan, kita tentukan dulu kriteria nama belakang itu seperti apa jika nama yang akan kita pisahkan tidak terdiri dua kosa kata.
Maksud saya begini, jika namanya hanya terdiri 1 kata misal "Abdurrahman", maka nama belakangnya kosong atau Abdurrahman (sama dengan nama depannya). Jika namanya terdiri dari 3 kosa kata misal "Bhinneka Tunggal Ika" maka nama belakangnya "Ika" saja atau "Tunggal Ika".
Pilihan diatas tentunya terserah mau anda seperti apa. Biasanya pemisahan nama belakang ini juga dipengaruhi apakah selain memisahkan nama depan dan belakang anda juga perlu memisahkan nama tengah atau cukup nama depan dan belakang saja.
Jika sudah mengambil keputusan model nama belakang seperti apa yang anda gunakan lanjutkan membaca cara mengambil nama belakang di excel berikut ini.
1. Nama Belakang Adalah Kata setelah Spasi Pertama dan Kosong Jika Hanya Terdiri Dari Satu Kosa Kata
Untuk model pertama ini, nama belakang adalah selain nama depan. Jika hanya ada nama depan (nama depan hanya terdiri satu kosa kata) maka nama belakangnya kosong. Rumus excel yang kita gunakan untuk model nama belakang ini adalah:
=IFERROR(RIGHT(Nama_Lengkap;LEN(Nama_Lengkap)-FIND(" ";Nama_Lengkap;1));"")Rumus diatas mengambil karakter Nama_Lengkap dari sebelah kanan. Kebalikan dari cara mengambil nama depan sebelumnya.
RIGHT(Nama_Lengkap; ...;1)Jumlah karakter yang diambil adalah selisih antara jumlah karakter Nama_Lengkap dengan posisi spasi pertama.
LEN(Nama_Lengkap)-FIND(" ";Nama_Lengkap;1)Jika tidak ditemukan spasi, maka hasilnya kosong ("")
IFERROR( ... ;"")Contoh mengambil nama belakang dengan rumus ini adalah :
Selain menggunakan fungsi RIGHT anda juga bisa menggunakan fungsi MID untuk memisahkan nama belakang model ini. Rumusnya adalah:
=MID(Nama_Lengkap;FIND(" ";Nama_Lengkap;1)+1;LEN(Nama_Lengkap)-FIND(" ";Nama_Lengkap;1))Agar bisa diterapkan juga untuk nama yang hanya terdiri dari satu kosa kata tambahkan IFERROR.
=IFERROR(MID(Nama_Lengkap;FIND(" ";Nama_Lengkap;1)+1;LEN(Nama_Lengkap)-FIND(" ";Nama_Lengkap;1));"")Contoh memisahkan nama belakang dengan rumus ini sebagai berikut:
2. Nama Belakang Adalah Kata setelah Spasi Pertama dan Jika Hanya Terdiri Dari Satu Kosa Kata Maka Nama Belakang Sama dengan Nama Depan
Untuk model kedua, nama belakang adalah selain nama depan. Jika hanya ada nama depan (nama depan hanya terdiri satu kosa kata) maka nama belakangnya sama dengan nama depan. Rumus excel yang kita gunakan untuk model ini mirip dengan model pertama hanya beda di bagian terakhir:
=IFERROR(RIGHT(Nama_Lengkap;LEN(Nama_Lengkap)-FIND(" ";Nama_Lengkap;1));Nama_Lengkap)Contoh penerapannya sebagai berikut:
Bisa menggunakan fungsi MID seperti model pertama rumus excelnya adalah:
=IFERROR(MID(Nama_Lengkap;FIND(" ";Nama_Lengkap;1)+1;LEN(Nama_Lengkap)-FIND(" ";Nama_Lengkap;1));Nama_Lengkap)Contoh penggunaannya:
Perhatikan hasil untuk nama Abdurrahman untuk membedakan hasil rumus model kedua ini dengan rumus model pertama sebelumnya.
3. Nama Belakang Hanya Kata Setelah Spasi Terakhir
Model ketiga ini biasanya digunakan jika selain nama depan dan belakang anda juga perlu memisahkan nama tengah.
Untuk Jenis nama belakang ini, misal nama lengkapnya adalah "Bhinneka Tunggal Ika" maka nama belakangnya adalah "Ika". Rumus Excelnya sebagai berikut:
=RIGHT(Nama_Lengkap;LEN(Nama_Lengkap)-FIND("*";SUBSTITUTE(Nama_Lengkap;" ";"*";LEN(Nama_Lengkap)-LEN(SUBSTITUTE(Nama_Lengkap;" ";"")))))Agar tidak menghasilkan nilai error #VALUE jika ada nama yang hanya terdiri dari satu kosa kata tambahkan IFERROR seperti model-model sebelumnya, Sehingga rumus excelnya menjadi:
=IFERROR(RIGHT(Nama_Lengkap;LEN(Nama_Lengkap)-FIND("*";SUBSTITUTE(Nama_Lengkap;" ";"*";LEN(Nama_Lengkap)-LEN(SUBSTITUTE(Nama_Lengkap;" ";"")))));"")Contoh penggunaan rumus ini sebagai berikut:
Untuk nama belakang model ini rumusnya memang sedikit rumit, sebab nama lengkap seseorang saat ini kebanyakan terdiri lebih dari dua suku kata belum lagi kalau ada titlenya berderet-deret.
Cara kerja rumus diatas jika dijabarkan lebih lanjut adalah sebagai berikut:
- Mengambil beberapa karakter dari kanan:
RIGHT(Nama_Lengkap;Banyak_Karakter) - Banyak Karakter pada langkah nomor 1 adalah jumlah karakter Nama_Lengkap dikurangi posisi tanda bintang (*).
- Untuk mencari banyak karakter Nama_Lengkap adalah dengan menggunakan fungsi LEN
LEN(Nama_Lengkap) - Sebelum melakukan pencarian tanda bintang, ganti spasi terakhir Nama_Lengkap dengan tanda bintang (*). Untuk melakukan hal ini kita menggunakan fungsi SUBSTITUTE
SUBSTITUTE(Nama_Lengkap;" ";"*";Posisi_Spasi_Terakhir)) - Untuk mengetahui posisi spasi terakhir kurangi jumlah karakter Nama_Lengkap dengan Nama_Lengkap tanpa spasi
LEN(Nama_Lengkap)-LEN(SUBSTITUTE(Nama_Lengkap;" ";"") - Langkah 4 dan 5 jika digabung menjadi:
SUBSTITUTE(Nama_Lengkap;" ";"*";LEN(Nama_Lengkap)-LEN(SUBSTITUTE(Nama_Lengkap;" ";""))) - 7. Untuk mencari posisi tanda bintang (*)
FIND("*";Rumus_Nomor_6)
Garis besar langkah-langkah diatas adalah ganti spasi terakhir dengan tanda bintang dan lakukan pengambilan sejumlah karakter setelah tanda bintang tersebut.
Rumus diatas menghasilkan teks kosong ("") jika nama hanya terdiri dari satu kosa kata saja. Jika anda menghendaki nama belakang sama dengan nama depan untuk Nama_lengkap yang terdiri dari satu kosa kata, ganti bagian terakhir rumus diatas dengan referensi nama_lengkap, sehingga rumus excelnya menjadi:
=IFERROR(RIGHT(Nama_Lengkap;LEN(Nama_Lengkap)-FIND("*";SUBSTITUTE(Nama_Lengkap;" ";"*";LEN(Nama_Lengkap)-LEN(SUBSTITUTE(Nama_Lengkap;" ";"")))));Nama_Lengkap)Perhatikan nama Abdurrahman pada contoh berikut dan bandingkan dengan hasil sebelumnya:
Masih punya masalah dengan nama cara memisahkan nama belakang? sampaikan di kolom komentar. Sekarang kita lanjut dulu tentang cara memisahkan atau mengambil nama tengah.
C. Rumus Mengambil Nama Tengah
Setelah memahami cara memisahkan nama depan dan nama belakang dengan rumus-rumus excel diatas berikutnya kita akan belajar tenatng cara memisahkan nama tengah.
Karena nama tengah pastinya ada di bagian tengah sebuah nama, fungsi utama yang kita gunakan adalah fungsi MID. Yakni mengambil beberapa karakter teks dimulai dari posisi spasi pertama sebanyak jumlah antara posisi spasi pertama dan jumlah karakter setelah spasi terakhir.
Secara lebih sederhana nama tengah adalah selain nama depan dan nama belakang. :D
Rumus Excel yang kita gunakan untuk megambil nama tengah ini adalah:
=MID(B2;FIND(" ";Nama_Lengkap;1)+1;FIND(" ";Nama_Lengkap;1)+LEN(RIGHT(Nama_Lengkap;LEN(Nama_Lengkap)-FIND("*";SUBSTITUTE(Nama_Lengkap;" ";"*";LEN(Nama_Lengkap)-LEN(SUBSTITUTE(Nama_Lengkap;" ";"")))))))Untuk menghindari error pada nama yang hanya terdiri dari satu kosa kata gunakan IFERROR seperti sebelumnya:
=IFERROR(MID(Nama_Lengkap;FIND(" ";Nama_Lengkap;1)+1;FIND(" ";Nama_Lengkap;1)+LEN(RIGHT(Nama_Lengkap;LEN(Nama_Lengkap)-FIND("*";SUBSTITUTE(Nama_Lengkap;" ";"*";LEN(Nama_Lengkap)-LEN(SUBSTITUTE(Nama_Lengkap;" ";"")))))));"")Hasilnya akan seperti pada gambar dibawah ini:
Sebagai catatan bahawa rumus pengambilan atau pemisahan nama tengah diatas akan menghasilkan teks kosong ("") untuk nama lengkap yang hasny terdiri dari satu atau dua kosa kata.
Jika anda perhatikan lebih teliti sebenarnya rumus-rumus diatas juga mengikut sertakan rumus-rumus untuk pemisahan nama depan dan belakang yang sudah kita bahas di bagaian atas.
Itulah salah satu alasan saya kenapa nama tengah ini saya bahas setelah membahas nama depan dan nama belakang terlebih dahulu. Sehingga pada prakteknya anda tidak harus menggunakan rumus diatas, namun bisa anda sederhanakan lagi.
Caranya bagaimana? Silahkan uji kreatifitas anda. Sebagai pelengkap silahakan download file latihan dibawah ini:
Download File Contoh
Download File *Jika link mati / tidak dapat diakses silahkan lapor via kontak yang tersedia
LINK DOWNLOAD TERKUNCI.
Silahkan SHARE untuk download file!
Setelah memahami cara mengambil nama depan, tengah dan belakang, cobalah untuk membuat sebuah tabel baru dengan kolom nomor urut, nama lengkap. nama depan, nama tengah dan nama belakang.
Kemudian isi kolom nomor urut dengan nomor urut. Kemudian isi baris-baris pada nama lengkap dengan nama-nama terserah anda. Usahakan jumlah kata pada nama lengkap bervariasi dan cobalah gunakan rumus-rumus excel diatas untuk memisahkna nama-nama tersebut.
Semoga berhasil. :D
