Excel Data Entry Form - Melakukan input data pada sebuah tabel excel sebenarnya tidaklah sulit, anda hanya perlu mengetikkan sesuatu pada sebuah sel kemudian berpindah ke sel lain untuk melakukan input data lainnya. Hanya saja jika kolom-kolom data tersebut terlalu banyak dan melebihi lebar layar monitor, bisa jadi anda akan kehilangan fokus.
Pada blog tutorial excel ini kami sudah pernah membahas tentang cara melakukan input data pada excel. Selain menggunakan cara memasukkan data sebagaimana yang dijelaskan pada halaman tersebut, excel sebenarnya memiliki sebuah fitur tersembunyi yang bisa anda manfaatkan untuk mempermudah melakukan entry data pada sebuah tabel.
Fitur tersebut adalah "Data Form". Data Form tanpa VBA ini perlu anda pertimbangkan penggunaannya saat sedang melakukan input data pada baris-baris data yang sangat lebar atau banyak kolom sehingga anda perlu menggeser tampilan excel secara horisontal berulang kali.
Gunakan Data form sebagai alternatif lain untuk mempermudah pekerjaan anda dalam menambahkan, mengedit, menemukan, dan atau menghapus baris-baris data pada sebuah tabel excel.
Pengertian Data Form Excel
DATA FORM merupakan salah satu fitur excel dalam bentuk kotak dialog yang secara otomatis akan menampilkan maksimal sampai 32 header kolom sebagai label dimana pada setiap label tersebut terdapat sebuah kotak isian yang bisa digunakan untuk menambahkan atau mengedit data terkait.
Dengan Data Form (Formulir data), Anda bisa menambahkan data baru, menemukan baris record tertentu dengan menu-menu navigasi, atau mengubah isian data dan menghapus baris data tertentu.
Saat Data Form Excel ini anda aktifkan maka baris-baris data yang tersusun secara horisontal atau mendatar akan ditampilkan secara vertikal.
Secara default tombol perintah untuk mengaktifkan fitur data form ini tidak ditampilkan pada ribbon atau menu bar excel, untuk itu anda harus mengeluarkannya terlebih dahulu dari tempat persembunyiannya.
Cara Mengaktifkan Menu Data Form
Sebelum menggunakan alat Data Form ini, terlebih dahulu anda harus mengaktifkan tombol perintah Form yang secara default disembunyikan oleh excel. Caranya yakni dengan melakukan Customize Ribbon di Excel atau menambahkan menu ini pada QAT (Quick Acces Toolbar).
Apabila sebelumnya anda suah membaca kedua halaman tutorial tersebut saya yakin tutorial cara mengaktifkan Data Form ini akan mudah anda ikuti.
Menampilkan Tombol Data Form Pada Ribbon Excel
Berikut langkah-langkah untuk mengaktifkan perintah atau tombol data form pada ribbon excel:
- Aktifkan kotak dialog Customize Ribbon dengan cara membuka Tab FILE--Options--Customize Ribbon atau Klik kanan pada sembarang bagian ribbon lalu pilih menu Customize Ribbon.
- Setelah muncul opsi Customize the ribbon, pada bagian Choose Command From pilih All Commands kemudian cari dan pilih menu perintah Form....
- Pada bagian kanan buatlah New Group atau New TAB sebagai tempat baru untuk meletakkan posisi perintah Data Form.
- Apabila sudah klik Add untuk menambahkan perintah atau menu Data Form pada Group atau TAB baru tersebut.
- Klik OK dan selesai.
Menampilkan Tombol Data Form Pada Quick Acces Toolbar (QAT)
Apabila anda akan sering membutuhkan Data Form ini saran saya letakkan perintah Form ini pada QAT sehingga lebih mudah dan cepat untuk diakses, caranya sebagai berikut:
- Pilih segitiga kecil pada bagian QAT lalu pilih menu More Commands pada pilihan menu yang muncul sehingga muncul opsi Customise The Quick Access Toolbar.
- Cara lain untuk menampilkan opsi Customise The Quick Access Toolbar adalah dengan memilih Tab FILE--Options--Quick Access Toolbar.
- Setelah muncul opsi Customise The Quick Access Toolbar, pada bagian Choose Command From pilih All Commands kemudian cari dan pilih menu perintah Form....
- Setelah ketemu klik Add.
- Klik OK dan selesai.
Setelah anda berhasil memunculkan command Form maka microsoft office excel anda telah siap digunakan untuk memanfaatkan lebih lanjut salah satu alat atau fitur excel Data Form ini.
Langkah berikutnya yang anda perlukan adalah menyiapkan tabel data yang akan digunakan untuk meletakkan data-data yang akan kita inputkan melalui Fitur Data Form.
Cara Menggunakan Data Form Excel
Dengan Fitur atau alat Formulir data (Data Form) di Excel anda bisa menambahkan, mengedit dan menghapus record serta melakukan filter untuk hanya menampilkan catatan atau record data yang memenuhi kriteria tertentu.
Fitur ini sangat berguna terutama jika Anda memiliki banyak baris dan Anda ingin menghindari melakukan scrolling atau menggeser sheet secara berulang ke kanan dan kiri.
Sebelum menggunakan data form sebaiknya tabel data yang akan anda gunakan untuk menyimpan record-record data anda format terlebih dahulu sebagai Format Tabel. Panduan untuk Format Tabel ini bisa anda pelajari pada halaman berikut: Cara Membuat Format Tabel Excel.
Apabila Format Tabel sudah anda buat selanjutnya anda tinggal mengaktifkan Data Form dengan memilih Tombol atau menu yang sudah kita munculkan sebelumnya.
Cara Menambahkan Data Baru
Untuk menambahkan data baru melalui Data Form:
- Pada data Form pilih menu NEW.
- Kemudian masukkan data-data baru untuk baris yang akan ditambahkan pada bagian field yang tersedia.
- Setelah selesai mengetikkan data secara lengkap untuk 1 baris data, tekan Enter untuk menyimpan perubahan dan menambahkan data tersebut ke baris terakhir range data atau tabel.
Cara Mencari dan Menemukan Data Dengan Menu Navigasi
- Untuk berpindah ke data berikutnya, klik Find Next.
- Untuk berpindah ke data sebelumnya, klik Find Prev.
- Anda dapat juga berpindah antar data menggunakan scrollbar yang tersedia.
- Untuk dapat berpindah 10 baris sekaligus, klik bagian tengah yang kosong pada scrollbar.
Cara Mencari dan Menemukan Data Dengan Kriteria Tertentu
Apabila data pada tabel terlalu banyak anada bisa juga melakukan filter dengan kriteria tertentu sehingga data-data yang ditampilkan pada Data Form tidak terlalu banyak atau sesuai dengan filter kriteria yang anda gunakan.
Untuk memfilter data-data yang ditampilkan pada Form lakukan langkah-langkah berikut:
- Klik menu Criteria.
- Tentukan filter kriteria yang anda inginkan pada bidang kolom field yang sesuai.
- Klik Find Next atau Find Prev untuk berpindah antar data yang sudah terfilter.
Anda dapat juga menggunakan karakter wilcard untuk memfilter data Form ini.
| Gunakan | Untuk menemukan |
|---|---|
| ? (tanda tanya) | Sembarang karakter tunggal. Misalnya, m?hammad untuk menampilkan data yang berisi "muhammad" dan "mohammad" |
| * (tanda bintang) | Karakter dalam jumlah berapa pun. Misalnya, pi* untuk menampilkan data yang berisi "pisang" dan "pindang" |
| ~ (tanda gelombang) diikuti oleh ?, *, or ~ | Untuk mengikutkan Tanda tanya, Tanda bintang, atau Tanda gelombang dalam kriteria. Misalnya, siapakah~? akan menemukan "siapakah?" |
Cara Mengubah atau Mengedit Data
Untuk mengubah sebuah data dengan Data Form Excel caranya adalah sebagai berikut:
- Temukan baris yang ingin Anda ubah sehingga tampil pada Data Form.
- Ubah data dalam baris tersebut sesuai yang anda butuhkan.
- Setelah selesai mengubah data, tekan Enter untuk memperbarui baris data tersebut dan Data Form secara otomatis berpindah ke baris berikutnya.
Cara Menghapus Baris Data Tertentu
Untuk menghapus sebuah data dengan Data Form Excel caranya adalah sebagai berikut:
- Temukan baris yang ingin Anda hapus sehingga muncul pada Data Form.
- Klik Menu DELETE
- Jika muncul notifikasi peringatan untuk penghapusan data permanen pilih OK untuk menghapus data dan Data Form secara otomatis berpindah ke baris berikutnya.
Cara Menutup Data Form
Cara menutup Data Form ini cukup mudah anda hanya pelu klik menu CLOSE atau tombol x disudut kanan atas Data Form.
Lebar bidang pada Data Form mengikuti lebar terbesar kolom pada tabel data anda. Jika anda merasa lebar bidang isian pada Data form terlalu kecil silahkan lebarkan salah satu kolom pada tabel data sesuai kebutuhan anda.
Cukup mudah bukan? Selanjutnya silahkan praktekkan tutorial di atas dan apabila menemukan kendala silahkan sampaikan pada kolom komentar yang tersedia.
- Tipe / Jenis Data Dalam Microsoft Excel
- Panduan cara memasukkan data di Excel
- Panduan Cut, Copy, Paste di Excel
- Panduan Auto Fill data pada Excel
- Panduan cara entry data menggunakan Flash Fill Excel
- Panduan cara input data menggunakan Data Form Excel
